Gizlilik Politikası

1. CallGem Nedir, Kim Kullanır?

CallGem; saha satış ekibi, müşteri temsilcisi veya benzeri kurumsal görev tanımı olan çalışanların kullandığı şirket telefonlarındaki çağrıları kayıt altına alan, cihazları merkezi yönetebilen ve görev konumunu izleyebilen bir kurumsal yazılımdır.

Yazılımı geliştiren: TECMONY YAZILIM BİLİŞİM VE DANIŞMANLIK HİZMETLERİ LİMİTED ŞİRKETİ (MERSİS: 0833098641200001)

Yazılımı kullanan: İlgili kurum / işveren. Bu sayfada "kurum" diye anılır.

KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) bakımından:

• Veri sorumlusu: Yazılımı kullanan kurum (işveren). Çalışanın ve karşı tarafın verisi üzerinde karar yetkisi kurumdadır.
• Tecmony: Yazılımı geliştiren ve teslim eden firma. Üretim ortamında verilere rutin olarak erişmez; sınırlı destek halleri dışında veri işleyen sıfatını taşımaz.

2. Yazılım Nerede Çalışır?

CallGem on-premise modelde çalışır — yani yazılım ve veritabanı, kurumun kendi sunucu altyapısı üzerine kurulur. Bulut SaaS değildir.

• Tüm çağrı kayıtları, meta veriler ve loglar kurumun sunucusunda tutulur.
• Tecmony altyapısında veya yurt dışında hiçbir üretim verisi tutulmaz.
• Veriler Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde işlenir; yurt dışına aktarım yapılmaz.
• Yedekleme, arşivleme ve geri yükleme kurumun BT operasyonu kapsamındadır.

Bu mimari, KVKK uyumu, BDDK regülasyonları ve sektörel veri lokalizasyonu gerekliliklerini karşılamak için tasarlanmıştır.

3. Hangi Veriler İşlenir?

Kurum, yazılımın aşağıdaki verilerden hangilerini toplayacağını yapılandırır:

Çağrı verileri

• Çalışanın sesli görüşme kaydı (varsayılan: sadece çalışan tarafı — bkz. §4)
• Görüşmenin numarası, yönü (gelen/giden), başlangıç ve bitiş saati, süresi
• İlgili cihaz tanımlayıcısı

Cihaz verileri (Mobil Cihaz Yönetimi — MDM)

• Cihaz modeli, işletim sistemi sürümü, IMEI
• Cihazda yüklü uygulamaların listesi
• Cihazın çevrimiçi/çevrimdışı durumu, batarya seviyesi, son görülme zamanı

Konum verileri

• Kurumun belirlediği çalışma zamanı içerisinde periyodik konum noktaları (enlem, boylam, hassasiyet, zaman damgası)
• Anlık konum talebi (LocateNow) — yetkili kullanıcının talebi üzerine
• Belirli bir yarıçap içinde sabit kalma analizi (durağanlık tespiti)
• Cihazın el değiştirdiği dönemlerde her konum kaydı ilgili dönemin kullanıcısına atfedilir

Konuşma Analitiği (opsiyonel modül)

• Talep edilirse çağrı içeriğinin metne çevrilmesi ve analizi
• Bu modül opsiyoneldir; kurumun yazılı talebi ile devreye alınır

4. Karşı Taraf (Üçüncü Kişi) Kaydı — Üç Katmanlı Esnek Mimari

CallGem'in en farklı yönü budur: çalışanın karşısındaki kişinin (müşteri, vatandaş, üçüncü kişi) sesinin nasıl ele alınacağı tamamen kurumun kararına bırakılır. Kurumun hukuki değerlendirmesine göre üç farklı katmandan biri seçilir.

Katman 1 — Karşı taraf hiç kaydedilmez (varsayılan önerimiz)

Yalnızca çalışanın sesi kayıt altına alınır. Karşı tarafa ait herhangi bir ses verisi oluşturulmaz; bu durumda karşı tarafın açık rızası hukuken gündeme bile gelmez.

Katman 2 — Onay listesine göre kayıt

Kurum, kendi müşteri kayıt sisteminde "ses kaydı onaylı" olarak işaretlenmiş numaralarla yapılan görüşmelerde karşı tarafı kaydeder; diğer durumlarda yalnızca çalışan tarafı kaydedilir.

Katman 3 — Çağrı anı bildirim ve reaksiyon

Çalışan görüşmenin başında "görüşmemiz kayıt altındadır" bildirimini yapar. Yazılım karşı tarafın reaksiyonunu işler:

• Açık onay → kayıt sürer
• Sessizlik → kurumun belirlediği konfigürasyon uygulanır
• Açık ret → karşı taraf kaydı anında durdurulur; o ana kadarki ikinci akış silinir
• Çalışan bildirim yapmamışsa → karşı taraf kaydı hiç oluşturulmaz

Failsafe — kurum bile devre dışı bırakamaz: "Açık ret" ve "bildirim yapılmama" durumlarındaki davranış yazılım seviyesinde sabitlenmiştir; kurum yöneticisi dahi bu güvenceleri devre dışı bırakamaz.

Hukuki yorum kurumundur

CallGem mekanizmayı ve denetim altyapısını sunar. Hangi katmanın hangi hukuki gerekçeye (KVKK aydınlatma/açık rıza, iş sözleşmesi, sektörel regülasyon, BDDK vb.) dayanılarak uygulanacağı kurumun veri sorumlusu sıfatıyla yapacağı değerlendirmedir. Tecmony bu değerlendirmeye taraf değildir.

5. Veriler Nerede Saklanır? Ne Kadar Süreyle?

• Yer: Yalnızca kurumun kendi sunucusu. Tecmony altyapısında üretim verisi tutulmaz.
• Süre: Kurum belirler. Yazılım yapılandırılabilir saklama parametresi sunar; kurum kendi politikasına göre günler veya yıllarla ifade edilen süreler tanımlayabilir.
• Yedekleme: Kurumun BT operasyonu sorumluluğundadır.
• Silme: Kurum belirlediği süre sonunda otomatik silme veya manuel silme kuralı tanımlayabilir.
• KVKK Madde 11 talepleri: Yazılım, kurumun çalışan/karşı taraf talepleri doğrultusunda kayıt silme veya yok etme işlemini teknik olarak gerçekleştirebilen fonksiyonlara sahiptir; tetikleme yetkisi kurumdadır.

6. Şifreleme ve Güvenlik

• Aktarımda: TLS 1.3 standardı veya eşdeğer güçlü şifreleme
• Depolamada: Tam disk şifreleme ve yetkilendirilmiş erişim
• Yetkilendirme: Rol bazlı erişim kontrolü; yetkili kullanıcı kimlik doğrulaması
• Denetim izi: Yetkili her erişim — kim, ne zaman, ne yaptı — kayıt altına alınır
• Yazılım imzası: Tecmony, D-U-N-S 595817447 numarası ile kayıtlı tüzel kişi olarak Google Play geliştirici dizininde kurumsal yayımcı doğrulamasına sahiptir.

7. Tecmony'nin Veriye Erişimi — İstisnai ve Sınırlı

CallGem'in olağan kullanımı sırasında Tecmony, kurumun verilerine erişmez. Erişim yalnızca şu durumlarda mümkündür:

Erişim halleri

• Yazılım hatası ayıklama (bug fix)
• Güvenlik açığı incelemesi
• Kritik olaya teknik müdahale
• Log analizi
• Kurulum doğrulaması

Erişim koşulları (kümülatif olarak sağlanır)

• Kurumun yazılı onayı alınmadan erişim olmaz
• Onayda destek talep numarası, erişim amacı, hangi sisteme erişileceği, kapsam ve süre yazılı belirtilir
• Her erişim oturumu azami 4 saat ile sınırlıdır; uzatma için yeni yazılı onay gerekir
• Erişim oturumu kurumun BT ekibinin gözetimi altında yapılır
• Kalıcı hesap, sürekli VPN, sınırsız SSH yetkisi açılmaz

Erişim sonrası

• Tecmony tarafına geçici olarak düşen veri içeren kayıt, ekran görüntüsü veya log azami 24 saat içinde silinir veya kalıcı olarak maskelenir
• Tüm erişim oturumu için ayrıntılı denetim kaydı (audit log) tutulur
• Tecmony bu materyalleri arşiv, eğitim, ürün geliştirme veya analiz amacıyla kullanamaz

Üretim ortamına doğrudan erişim

• Kural olarak Tecmony üretim ortamına doğrudan müdahale etmez
• İnceleme, ön-üretim (PREPROD) ortamında anonimleştirilmiş veriyle yapılır
• Yalnızca üretim verisi/ölçeği ile çözülebilecek olağanüstü hallerde, kurumun ayrı yazılı onayı ve canlı gözetimi ile sınırlı erişim sağlanır

Veri minimizasyonu

Kurum, Tecmony ile paylaştığı log, ekran görüntüsü veya dosyalarda kişisel verileri maskelemekle yükümlüdür. T.C. kimlik numarası, telefon numarası, IMEI gibi tanımlayıcılar standart olarak maskelenir (örn. telefon numarasının yalnızca son 4 hanesi görünür).

8. Alt İşleyenler ve Teknik Bağımlılıklar

CallGem on-premise çalıştığı için klasik bulut SaaS hizmetlerinin kullandığı barındırma sağlayıcıları (AWS, Azure, GCP vb.) bu yazılım için alt işleyen değildir.

Yazılımın çalışması için bazı teknik bağımlılıklar vardır — bunlar üretim verisini görmez:

• Samsung Knox — Cihaz güvenliği ve kayıt yetkilendirmesi
• KLM Lisans Doğrulama — Knox lisans geçerliliğinin teyidi
• TLS Sertifika Otoriteleri — Şifreli iletişim için sertifika doğrulama
• license.tecmony.cloud — CallGem yazılım lisans geçerliliğinin teyidi

Bu bağımlılıklar yalnızca teknik meta veri işler; çağrı sesi, konum, kullanıcı kimliği veya benzeri kişisel veri bu bağımlılıklara aktarılmaz.

Yeni bir alt işleyen eklenmesi gerekirse kuruma en az 30 gün öncesinden yazılı bildirim yapılır; kurumun haklı itiraz hakkı saklıdır.

9. Veri İhlali Bildirimi

Tecmony'nin kendi kontrolündeki sistemlerde, personelinde veya destek sürecinde bir veri ihlali tespit etmesi ya da makul ihlal şüphesi edinmesi halinde, olayı öğrendiği andan itibaren en geç 24 saat içerisinde kuruma yazılı ön bildirim yapar. Bu, kurumun KVKK Kurulu'na 72 saatlik bildirim süresini yerine getirebilmesini destekler.

Doğrulanmış teknik değerlendirme ve detayları içeren tam bildirim, doğrulama anından itibaren makul en kısa sürede iletilir.

Kurumun kendi altyapısı, personeli veya üçüncü taraflardan kaynaklanan olaylar kurumun sorumluluğundadır; Tecmony bu hallerde talep üzerine teknik destek sağlayabilir.

10. Çalışan Hakları

KVKK Madde 11 kapsamındaki haklarınızı — bilgi alma, düzeltme, silme, yok etme, itiraz, zarar giderimi vb. — kullanmak için işveren kurumun İK veya KVKK sorumlusuna başvurmalısınız.

Tecmony, doğrudan çalışan başvurularını işleme alamaz; çünkü veriler üzerindeki karar yetkisi kurumda, yani veri sorumlusundadır. Tecmony, kuruma gelen başvuruların teknik olarak yerine getirilmesi için yazılım altyapısı ve gerekli teknik desteği sağlar.

11. Şeffaflık ve Denetim

• CallGem, kurumsal denetim aracı kategorisinde sınıflandırılmıştır.
• Cihaz durum çubuğunda sürekli aktif bildirim gösterilir — çalışan, denetim modunun aktif olduğunu daima görür.
• Cihazın hangi kurum tarafından yönetildiği cihaz ayarlarında görüntülenebilir.
• Tecmony ile imzalanan KVKK Veri İşleme Protokolü (Sınırlı DPA) ve Hizmet Seviyesi Sözleşmesi (SLA) kapsamında kurumun yılda bir kez Tecmony'nin uyumunu denetleme hakkı vardır; istisnai destek erişim kayıtları, teknik tedbirler ve veri ihlal bildirim süreçleri denetim kapsamındadır.
• Regülatör (KVKK Kurumu, BDDK, MASAK) denetimleri sırasında Tecmony, kuruma teknik destek sağlamakla yükümlüdür.

12. Yazılım Dağıtımı

CallGem mobil uygulama mağazalarında (Google Play Store, App Store) yayınlanmaz. Dağıtım yalnızca kurumsal kanal üzerinden yapılır:

• İlk kurulum: Cihaz, kurumsal envantere alınırken yapılır
• Güncellemeler: Yalnızca kurumun belirlediği yetkili kaynaktan yapılır; üçüncü taraf mağaza kullanılmaz
• Cihaz garantisi: CallGem root, jailbreak veya benzeri yöntem kullanmaz; Samsung Knox kurumsal denetim modunda çalışır, cihaz üretici garantisi korunur

13. Bu Politikanın Güncellenmesi

Bu sayfa, CallGem yazılımının genel gizlilik mimarisini açıklar. İçerikte yapılacak esaslı değişiklikler, sayfanın üstündeki "Son güncelleme" tarihi ile birlikte yayınlanır. Kurum ile Tecmony arasındaki sözleşmesel taahhütler bakımından CallGem Yazılım Lisans ve Hizmet Sözleşmesi, Hizmet Seviyesi Sözleşmesi (SLA) ve Sınırlı Veri İşleme Protokolü (DPA) esas alınır; bu sayfa söz konusu sözleşmesel taahhütleri açıklayıcı niteliktedir.

Her kurum, CallGem kullanımına ilişkin kendi çalışan aydınlatma metnini, açık rıza sürecini ve KVKK uyum dokümantasyonunu ayrıca yayımlamakla yükümlüdür.

14. İletişim